6 de cada 10 farmacias de CCSS con desabastecimientos por sistema ERP, revela auditoría

El 58,62% de las farmacias de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) reportaron haber sufrido desabastecimientos de medicamentos, después de la entrada en operación del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).

La situación ha provocado que centros médicos se queden sin tratamiento para enfermedades crónicas como diabetes, hipertensión arterial y dislipidemias (metformina, rosuvastatina, irbesartán, insulina, fenofibrato); así como fármacos para patologías agudas como dolor, problemas gastrointestinales, entre otros (omeprazol, tramadol, diclofenaco, gabapentina, morfina, loratadina, calcio).

Así se desprende de una visita realizada el 30 de setiembre por la Auditoría Interna en las farmacias de 29 hospitales y áreas de salud de todo el país. Lo anterior con el objetivo de aplicar una encuesta a los jefes de servicio o tomadores de decisiones.

Los hallazgos de la encuesta fueron incluidos la advertencia AD-ASALUD-0087-2025, publicada el 13 de octubre anterior y de la que Teletica.com tiene copia.

Como parte de ese ejercicio, a las unidades se les consultó si tenían inventarios actualizados de las existencias de medicamentos en el almacén local y despachos, a lo que el 48% del total indicó que no dispone ninguno.

Aunado a lo anterior, en lo referente a controles manuales para conocer los saldos de existencias de los fármacos, un 97% de los servicios de Farmacia indicó disponer de estos para el almacén local, mientras que el 83% mantiene estos controles en los despachos.

El estudio determinó que la totalidad de las farmacias indicaron haber detectado datos incorrectos en el Sistema Integrado de Farmacia (SIFA) durante las cargas realizadas por el ERP. Esta situación prácticamente atenta contra el que es, en tesis de principio, el objetivo final de una plataforma de este tipo, que es facilitar la integración y optimización de procesos mediante una visión centralizada y actualizada.

Un 62% de los problemas con la información se relacionaba con errores con la fecha de vencimiento, mientras que el 86% tenía que ver con el número de lote.

Ante ese escenario, a las unidades se les consultó si habían efectuado el reporte de incidencias y el 97% afirmó haberlo hecho, pero el 64% de ese grupo señaló que sus informes no fueron atendidos, mientras que el 100% considera que la resolución de las situaciones informadas no es oportuna. Pero además, el 64% apuntó que ni siquiera supo cuando se resolvió alguna de sus gestiones, sino que se enteró de forma fortuita.

También se determinó que el 62% de las farmacias carece de procesos automatizados para solicitar o recibir pedidos a través del Área de Almacenamiento y Distribución (ALDI).

Un 90% de los centros médicos dijeron haberse visto afectados por demoras, mientras que el 48% reportó dificultades en la compra de medicamentos (principalmente relacionadas con trámites administrativos).

Por su parte, el 97% señaló estar al tanto de líneas pendientes de carga en el sistema, que oscila 40 y 691 líneas correspondientes a los meses de junio, julio, agosto y setiembre.

Descontrol con drogas

En cuanto a los psicotrópicos y estupefacientes, todas las farmacias confirmaron que llevan controles manuales de ingresos y salidas actualizados. Sin embargo, el 83% de los servicios consultados coinciden en que los controles actuales no están estandarizados, ni definidos desde el nivel central.

De igual manera, el 48% identificó inconsistencias entre las existencias físicas y los registros manuales.

Por otra parte, 10% no ha remitido al Ministerio de Salud los informes mensuales de estupefacientes ni los trimestrales de psicotrópicos, desde la puesta en marcha del aplicativo.

En el caso de las que sí lo han remitido, se constató que la información enviada no sigue un formato estandarizado, ya que se presenta utilizando datos extraídos del sistema, registros manuales o una combinación de ambos.

Recetas pendientes

Se recolectaron a su vez datos relacionados con el registro de recetas y la gestión del perfil farmacoterapéutico. De ahí se obtuvo que el 97% de los servicios indicó que realiza el registro correspondiente.

También que el 76% reportó contar con una metodología estandarizada, de los cuales el 31% afirmó haberla definido a nivel local y el 45% a nivel regional. El 24% restante indicó no contar con una metodología definida.

El 72% apuntó que el registro permite disponer del perfil farmacoterapéutico de los pacientes y el 90% confirmó que conserva las recetas con este propósito.

No obstante, 18 de las 29 unidades consultadas señalaron que desconocen cuántas recetas aún deben aplicarse en la plataforma, pero entre las que sí lo conocen, están pendientes de hacer unas 50.000 recetas.

Afectación emocional

Con el objetivo de conocer el impacto de la implementación del ERP en el personal de farmacias, se le consultó al personal si ha presentado alguna afectación relacionada con la carga de estrés, cansancio o desmotivación. El total de los entrevistados indicó que ha experimentado alguna situación de ese tipo.

A propósito de lo anterior, la Auditoría llevó a cabo una sesión de trabajo con la coordinadora nacional de Servicios Farmacéuticos, Rebeca Arias, en la que se informó que la Dirección de Plan de Innovación (encargada de poner en marcha el sistema) aplicó una “solución Z”, la cual dentro de sus objetivos buscaba cargar los saldos rezagados a junio. Pero esa oficina fue más allá y cargó julio, agosto y setiembre.

Sin embargo, las cargas no incluyeron facturas completas y, pese a los esfuerzos, persisten los datos duplicados, faltantes y registros incorrectos, concluye el documento en poder de este medio.

Por ejemplo, en el Hospital Fernando Escalante Pradilla se envió un reporte con 42 códigos pendientes de carga (de los más antiguos) y solamente se ajustaron seis.

La funcionaria explicó que, además, no hizo una carga de datos desglosada por mes, lo que ha provocado que tenga que invertirse más tiempo en la revisión de la información subida, ya que no existe la posibilidad de visualizar por número de factura. Así, las verificaciones deben hacerse de forma individual, según la cantidad, código y lote.

Teletica.com solicitó una posición de la Presidencia Ejecutiva de la Caja o del Plan de Innovación sobre la advertencia en cuestión desde el 27 de octubre anterior, sin que a la fecha se haya recibido respuesta.